KTifig
Doppelte Buchhaltung für MS Access

zapfig.com

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Fremdwährungskonten                                           ja
Sammelbuchungen                                                 nein
Mehrwertsteuer                                                       Version 2.13
Jahresabschluss                                                      nein/geplant
Bilanz                                                                         ja
Erfolgsrechnung                                                      ja
Journal ja
Kontenauszüge ja
Kontoauszug zuletzt bearbeitetes Konto ja
Anzeige der Buchungen im Kontenkreuz ja
Anzeige aller Buchungen zum Eingabedatum ja
Verkaufskasse Version 2.13

 

Was ist KTifig

KTifig ist eine tifige, doppelte Kontenbuchhaltung für MS-Access, die ich während des Studiums der ersten fünf Kapitel des Lehrbuches für den Selbstunterricht "Lerne Buchhaltung" von Christian Aliesch und Rätus Peng (ISBN 3-85923-045-4) entwickelt habe. Für eine Einführung in die doppelte Buchhaltung kann ich dieses Buch sehr empfehlen.

Als Buchhaltungsprogramm (und Kassenprogramm) erhebt KTifig in keiner Weise den Anspruch vollständig zu sein. KTifig erlaubt es jedoch nach dem System der Doppelten Buchhaltung zu Buchen, wobei auch Konten in Fremdwährungen angegeben werden können. Eine einzelne Buchung kann allerdings nur Konten derselben Währung bearbeiten. In der Bilanz und in der Erfolgsrechnung erscheinen diese Konten dann jedoch umgerechnet gemäss dem Kurs in der Währungstabelle.

KTifig ist eine reine MS-Access Anwendung. Wer die Funktionsweise von KTifig studieren oder ändern möchte, erhält das Datenbankfenster mit der Funktionstaste F11 und die Standardmenüs mit Ctrl-F11.

 

Mandanten

Da in Access-Anwendungen die Daten mit den Funktionen zusammen gespeichert werden können, erübrigt es sich KTifig "mandandenfähig" zu machen. Für einen neuen Mandanten genügt es die Datei KTifig.MDB in eine Datei z.B. MANDANTx.MDB zu kopieren. Für die Datensicherung von KTifig müssen ebenfalls nur diese .MDB Dateien berücksichtigt werden.

 

Warum entstand KTifig

Ich befand sich mit mangelhaften Buchhaltungskenntnissen vor einem grossen Berg von ungeordneten Belegen in mehreren Währungen und sollte Ordnung schaffen. Nach dem Besuch eines PC‑Buchhaltungskurses hätte ein relativ teures Buchhaltungsprogramm die Anforderungen sicher mehr als erfüllt, doch in diesem Fall sollte es eben etwas billiger sein. Beim weiteren Studium des Buches "Lerne Buchhaltung" enstand die Idee KTifig zu entwickeln, als versucht wurde, die Übungen im Buch mit MS‑Access zu lösen.

Mit KTifig ist es nicht nur möglich Belege ungeordnet zu erfassen, es können auch die Eröffnungsbuchungen der Konten erst später erfasst werden.

Für mich war es auch eine technische Herausforderung. Ich wollte wissen, ob ich es fertig bringe, eine doppelte Buchhaltung zu programmieren, bei der eine Buchung in nur einem Datensatz gespeichert wird, um Inkonsistenzen (halbe Buchungen) von vorne herein auszuschliessen. Für Auswertungen betrachtet KTifig denselben Datensatz zweimal, einmal als Sollbuchung und einmal als Habenbuchung. (In meiner persönlichen Arbeitsversion von KTifig habe ich sogar noch die Mehrwertsteuerbuchung in denselben Datensatz eingebaut. Damit wurde das Programm so kompliziert, dass es sich bis heute (Oktober 2007) in keinem für die Veröffentlichung geeigneten Zustand befindet.)

 

Konten und Währungen

In der Kontengruppentabelle wird festgelegt welche Gruppen in den Klassen Aktiv, Passiv, Aufwand und Ertrag möglich sind.

Im Kontenplan können Konten in verschiedenen Währungen aufgeführt werden. Die Währung eines Kontos kann nur verändert werden, solange auf diesem Konto noch keine Buchung getätigt wurde.

Wenn jedoch in der Währungstabelle z.B. "SFr" in "Fr." geändert wird, so wird dies automatisch in allen betroffenen Konten nachgeführt. Ebenso wird eine Änderung der Kontonummer automatisch in allen Buchungen nachgeführt.

Da eine Buchung nur Konten derselben Währung bearbeiten kann, müssen für jede Währung die betroffenen Konten geführt werden, wie z.B. Honorar in Franken, Honorar in Euro, Eigenkapital in Franken, Eigenkapital in Euro, etc.

Wenn die Bezeichnung der Konten mit einer eindeutigen Abkürzung beginnt, z.B. "be Bankkonto in Euro", kann bei der Buchungseingabe die Auswahl der Konten wesentlich schneller erfolgen. Nach der Eingabe der Abkürzung (oder der Kontonummer) wird die volle Bezeichnung mit Kontonummer automatisch ergänzt.

Bevor Kontenplan, Kontengruppen oder Währungen bearbeitet werden können müssen die Buchungsfenster geschlossen werden. Jedes Fenster kann unter anderem auch mit der Tastenkombination Ctrl-Q geschlossen werden.

 

Buchen mit KTifig

Nach dem Programmstart wird, wenn nicht anders verlangt, automatisch die Menüauswahl "KTifig, Buchen" ausgeführt. Damit werden die beiden Fenster Buchungseingabe und Buchungen sichtbar. Jede vollständig eingegebene Buchung wird sofort im Fenster Buchungen angezeigt.

Die Eingabe von Buchungen wurde möglichst komfortabel gestaltet. Die Konten können über die Nummer oder den Namen ausgewählt werden und werden dann gleich im Kontenkreuz angezeigt. Mit dieser optischen Kontrolle können Flüchtigkeitsfehler vermieden werden. Wenn z.B. aus Versehen Kreditoren anstatt Debitoren eingegeben wird, so wird dieser Fehler ersichtlich, wenn das Konto unerwarteterweise auf der Passivseite erscheint. Über die Eingabe des Buchungstextes ist es ausserdem möglich vorgegebene Standardbuchungssätze abzurufen.

Bei der Eingabe des Datums genügt es den Tag und den Monat einzugeben, z.B. "12.8". Das aktuelle Jahr wird automatisch ergänzt. Wer viele Buchungen für ein vergangenes Jahr eingeben muss, mag es vorziehen, das Systemdatum vorübergehend auf das betreffende Jahr zurückzusetzen, damit beim Buchen die Eingabe des Jahres nicht notwendig ist.

Solange das Fenster Buchungseingabe nicht geschlossen wird kann zu den letzten Buchungseingaben zurückgeblättert werden, so dass diese nochmals korrigiert werden können. Ein Doppelklick auf den Datensatzmarkierer (oder Ctrl‑W) wechselt  zwischen der Formular- und Datenblattansicht der Buchungseingaben.

Im Fenster Buchungen kann auf dieselbe Weise mit Doppelklick auf den Datensatzmarkierer eine einzelne Buchung ausgewählt und bearbeitet werden.

In der Datenblattansicht wurde die Möglichkeit Daten zu verändern unterbunden, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.

Ein Buchungssatz kann als Standardbuchung gespeichert werden, wenn der Cursor im Betragsfeld der Fenster Buchungseingabe oder Buchungen steht (Menüauswahl "KTifig, Standardbuchung erstellen").

Im Fenster Buchungen erscheinen die Buchungen in der Reihenfolge, in der sie eingegeben wurden. Für das Konto, welches zuletzt eingegeben oder angeklickt wurde, können alle Buchungen nach Datum geordnet angezeigt werden (Menüauswahl "KTifig, Buchungen filtern"). Ebenfalls über die Menüauswahl kann ein einzelner Kontoauszug angezeigt werden ("KTifig, Auswertungen, Auszug aktuelles Konto"). Diese beiden Funktionen können auch per Mausklick in der Symbolleiste ausgewählt werden.

Ist man beim Buchen nicht sicher, ob eine Buchung bereits eingegeben wurde, so kann dies schnell festgestellt werden, indem das Fenster "Buchungen nach Datum" geöffnet wird (Menüauswahl "KTifig, Buchungen nach Datum"). Immer wenn ein Datum in der Buchungseingabe eingegeben wird, werden dann die Buchungen zu diesem Datum im erwähnten Fenster angezeigt. In diesem Fenster kann bei Bedarf auch zu etwas früheren oder späteren Buchungen weitergeblättert werden. Ein Doppelklick in eine Buchungszeile stellt die Buchung im Fenster Buchungen zur Bearbeitung bereit.

Das Journal ermöglicht es alle getätigten Buchungen nach Datum geordnet anzusehen oder auszudrucken (Menüauswahl "KTifig, Auswertungen, Journal").

 

Ladenkasse (ab Version 2.10)

In den Firmenangaben (Menü "KTifig, Firmenangaben") kann unter Programmstart "Verkäufe erfassen" ausgewählt werden. Damit startet KTifig jeweils mit der Kassenfunktion, die auch über das Menü "Ladenkasse, Verkäufe erfassen" aufgerufen werden kann.

Über die Menüauswahl "Ladenkasse, Artikel erfassen" können Artikel, die oft verkauft werden, gespeichert werden, damit diese von der Kasse über die Artikelnummer oder den Artikelname schnell aufgefunden werden können.

Über die Menüauswahl "Ladenkasse, Verkäufe verbuchen" können alle noch nicht verbuchten Verkäufe mit einer einzigen Buchung in der Buchhaltung verbucht werden

 

Datenübernahme aus früheren KTifig Versionen

Wenn die zuletzt benutzte KTifig Version in die Datei "C:\KTifig\KTalt.MDB" umbenannt oder kopiert worden ist, können die darin enthaltenen Währungs-, Konten- und Buchungsdaten, etc. in die aktuelle KTifig Datenbank übernommen werden (Menüauswahl: "KTifig, Extras, Datenübernahme"). Achtung: Alle Daten in der aktuellen Datenbank gehen dadurch verloren! Das für die Datenübernahme erforderliche Passwort heisst "KTifig Datenübernahme".

 

Persönliche Einstellungen

Als nur teilweise selbständig erwerbende Person habe ich an meinem Kontenplan gewisse Änderungen vorgenommen. So ist z.B. das Konto mit den Lohnzahlungen meines Arbeitsgebers anstatt eines Ertragskontos ein Passivkonto, damit es in der Erfolgsrechnung meiner selbständigen Aktivitäten nicht erscheint.

 

Änderungen und Erweiterungen

Die veröffentlichten Versionen von KTifig befinden sich auf dieser Webseite. Individuelle Anpassungen kann ich gegen Verrechnung nach Aufwand ausgeführen.

 

Download

Die vorliegende Version im Access 2000 Format wurde von der Version für Acess 97 (KTifig 97.9) mit dem Programm Access 2003 automatisch konvertiert. Seit dieser Version wurde nur die Version für Access 2.0 weiterentwickelt.

Ich verwende KTifig meistens nur einmal im Jahr, wenn ich Ordnung in meinen Belegen schaffen muss, bevor ich die Steuererklärung mache. In der Version 2.13 habe ich Mehrwertsteuerbuchungen eingebaut, wie ich sie mal auf einer Demo-Version des Sesam-Buchhaltungsprogrammes abgeschaut habe, doch glücklicherweise habe ich noch nie soviel Umsatz gemacht, dass ich in die Lage kam Mehwertsteuer abrechnen zu müssen. Bei den Buchungssätzen habe ich einen Zusatztext eingebaut, den ich vorallem nützlich finde, wenn ich gespeicherte Standardbuchungen aufrufe. Ich habe auch gewissen Vorbereitungen getroffen, um einen Jahresabschluss zu machen, doch diesen mache ich immer noch, in dem ich eine Reihe von Aktionsabfragen von Hand starte.

Geplant ist die weiterentwickelte Version ins Access 2000 Format zu konvertieren und die Access 2.0 Version einzufrieren.


 

22. Oktober 2007 - Reinhard